Beroep
De titel van “beëdigd” vertaler, vertaalster of tolk wordt verkregen na de eedaflegging bij een rechtbank. In België mogen enkel zij die titel dragen die opgenomen zijn in het nationaal register van beëdigd vertalers en tolken (NR BVT’s) en die een identificatienummer (VTI-nummer) gekregen hebben.
De beëdiging verleent machtiging tot het uitvoeren van opdrachten voor de gerechtelijke en administratieve instanties, evenals voor particulieren die een officiële vertaling nodig hebben van een document (een vertaling erkend door de overheid).
Bij hun opdrachten voor de rechtbanken en de gerechtelijke wereld wordt aan de BVT’s, zoals ze worden genoemd, veelal de vertaling van processen-verbaal, dagvaardingen, vonnissen, dossiers met internationale rechtshulp in strafzaken, deskundigenrapporten, enz. toevertrouwd. Hun opdrachten kunnen ook komen van particulieren die een vertaling nodig hebben van officiële documenten, zoals notariële akten, akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk), diploma’s en alle andere officieel vereiste documenten.
Beëdigd tolken gebeurt in het kader van terechtzittingen, verhoren en in eender welk ander stadium van de rechtsgang waarbij tolkwerk vereist is (telefoontaps, huiszoekingen, wedersamenstellingen, enz.).
Men kan overigens op hen een beroep doen bij andere situaties in de gerechtelijke wereld, zoals bij notarissen, bij het verlijden van een akte of nog bij een huwelijksplechtigheid, om maar enkele voorbeelden aan te halen.
Het beroep van beëdigd vertaler of tolk vereist een grote flexibiliteit, enerzijds door de grote verscheidenheid in de te behandelen onderwerpen en anderzijds door de onvoorspelbare en onzekere werktijden, wegens de vele dringende gevallen. Zo moeten beëdigde tolken dikwijls onverwacht optreden voor politiediensten.
Het spreekt voor zich dat de dienstverleners verplicht zijn tot absolute geheimhouding van alle informatie waarvan zij kennis nemen bij die opdrachten, in overeenstemming met een specifieke, bij wet vastgelegde deontologische code.
Kwalificaties
De meeste in België opgeleide BVT’s zijn, zoals hun niet-beëdigde collega’s, houder van een masterdiploma vertalen of tolken (het vroegere “licentiaat” vertaler of tolk). De wet vereist een specifiek diploma of voldoende ervaring om opgenomen te kunnen worden in het nationaal register van BVT’s.
De sector heeft de laatste jaren een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt. De FOD Justitie verplicht de kandidaten voortaan het bewijs te leveren van toereikende juridische kennis of, bij gebrek daaraan, een opleiding juridische kennis te volgen. Met deze opleiding, die door verscheidene universiteiten in België georganiseerd wordt, kan het getuigschrift worden behaald dat vereist is om de eed af te leggen en bijgevolg het statuut van beëdigd vertaler, vertaalster of tolk te krijgen.
Deze opleiding werd ingericht samen met haar kleine ‘broertje’ : het nationaal register van beëdigd vertalers en tolken. Zoals de naam aangeeft, inventariseert dit register de houders van het universitaire getuigschrift juridische kennis – of personen die volledig of gedeeltelijk vrijgesteld werden van deze opleiding omdat zij beantwoordden aan specifieke vrijstellingsvoorwaarden – en die dus als enigen bevoegd zijn om op te treden als expert inzake beëdigd vertalen of tolken.
Het nationaal register kan worden geraadpleegd op de website https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator.
De FOD Justitie verplicht de BVT’s eveneens permanente vorming te volgen, om te waarborgen dat zij hun kennis up-to-date houden en hun deskundigheid voortdurend optimaliseren.
Fases bij een beëdigde vertaling
In tegenstelling tot een ‘klassieke” vertaling beperkt een beëdigde vertaling zich niet tot een uitwisseling van documenten per e-mail.
De vertalingen die gemaakt moeten worden door een beëdigde dienstverlener impliceren een legalisatie, die geconcretiseerd wordt door de plaatsing van een digitale handtekening, die de identiteit van de vertaler of vertaalster voor echt kan verklaren en zijn/haar inschrijving in het nationaal register bekrachtigt. De klassieke legalisatieprocedure op papier blijft bestaan, maar zij zal op termijn verdwijnen. De digitale handtekening in het PDF-document met de beëdigde vertaling moet voorafgegaan worden door de vermeldingen :
“Voor eensluidende vertaling ne varietur van het (taal) naar het (taal)”
“Gedaan te (plaats), op (datum)”
gevolgd door de naam en het VTI-nummer van de vertaler of vertaalster.
Hieronder de verschillende stappen van de procedure:
- Keuze van een BVT in de lijst op deze website.
- Onderhandeling over de opdrachtvoorwaarden: prijs, termijn, betaalvoorwaarden, bezorging
- Uitvoering van de vertaling
Opmerking: een foto of een gescande kopie van goede kwaliteit kan volstaan, zonder dat dit afbreuk doet aan de geldigheid van de vertaling.
- Legalisatie (zie volgende rubriek).
- Verzending van de vertaling naar de klant per e-mail of overhandiging van de tekst op papier, afhankelijk van de overeengekomen bezorgingsvoorwaarden.
Opmerking: de administratie voor wie de stukken bestemd zijn, kan eisen dat het origineel afgestempeld en aangehecht is aan de beëdigde vertaling.
Twee soorten legalisaties
Als je contact opneemt met een beëdigde dienstverlener is het PRIMORDIAAL hem of haar mee te delen of je documenten in BELGIË zullen blijven of bestemd zijn voor het buitenland.
De legalisatieprocedure is immers volledig anders in beide gevallen
Voor België
Sedert 1 december 2022 werd de stempel waarover beëdigd vertalers beschikten, vervangen door de digitale handtekening. Die geldt als legalisatie. De plaatsing van die handtekening volstaat om de vertaling echt te verklaren, zonder een beroep te doen op een gerechtelijke instantie.
Voor het buitenland
De plaatsing van deze digitale handtekening volstaat niet indien de te vertalen documenten bestemd zijn voor een buitenlandse overheid. In dat geval moet de vertaling behandeld worden door de FOD Buitenlandse Zaken via het nieuwe platform “eLegalization”. Zo kan een legalisatie of een apostille veel sneller bekomen worden dan vroeger.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik een beroep doen op de specialisten inzake beëdigd vertalen?
In het algemeen vereist elke vertaling die bedoeld is voor een gerechtelijke of administratieve overheid de tussenkomst van een beëdigd vertaler of vertaalster. Om kostbaar tijdverlies te voorkomen, is het altijd aanbevolen je te informeren over het soort vertaling dat je nodig hebt, vooraleer je een BVT contacteert.
Wat is een legalisatie?
De legalisatie verwijst naar de procedure waarmee de handtekening die werd geplaatst op een document, echt wordt verklaard. Indien het een openbare akte betreft, dan wordt de hoedanigheid van de ondertekenaar en de identiteit van het officiële zegel of het officiële stempel eveneens bekrachtigd.
De legalisatie is een eenvoudige administratieve formaliteit die geenszins de inhoud van een document echt verklaart, aangezien het de beëdigd vertaler of vertaalster is die de getrouwe en “ne varietur” vertaling waarborgt van het originele document. Deze dienst verleent evenwel aan de Belgische of buitenlandse documenten de nodige bewijskracht om te worden gebruikt in België of in het buitenland.
Voor nadere inlichtingen over de legalisatieprocedure kan je de volgende pagina raadplegen: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten.
Hoe vind je een BVT?
De BKVT telt onder haar leden meer dan honderd beëdigd vertalers en tolken met verschillende talencombinaties. Je vindt ze hier.
Wat kost een beëdigde vertaling?
De FOD Justitie legt beëdigd vertalers en tolken tarieven op, maar die gelden enkel voor opdrachten gevorderd door de gerechtelijke instanties in strafzaken. Buiten die opdrachten, en meer bepaald bij burgerlijke procedures, kunnen de dienstverleners vrij hun tarief bepalen, zoals iedereen die een zelfstandige economische activiteit verricht. Het tarief varieert naargelang van de omstandigheden en de diverse criteria die een rol spelen bij de prijszetting: volume (aantal te vertalen bladzijden of regels/woorden), techniciteit van de tekst, levertijd, bezorgingsmodaliteiten enz. Voor de legalisatieprocedure wordt doorgaans een forfaitair bedrag gefactureerd, vooral voor documenten bestemd voor het buitenland.