Beroep
De titel van “beëdigd vertaler, vertaalster of tolk” wordt verkregen na de eedaflegging bij een rechtbank. In België is deze titel enkel voorbehouden voor wie opgenomen is in het nationaal register van beëdigd vertalers en tolken (NR BVT’s) en een identificatienummer (VTI-nummer) gekregen heeft.
De beëdiging verleent machtiging tot het uitvoeren van opdrachten voor de gerechtelijke en administratieve instanties, evenals voor particulieren die een officiële vertaling van een document nodig hebben (een vertaling erkend door de overheid).
Wanneer ze werken voor hoven en rechtbanken krijgen beëdigde vertalers en tolken (afgekort BVT’s) veelal de opdracht om processen-verbaal, dagvaardingen, vonnissen, dossiers met internationale wederzijdse rechtshulp in strafzaken, deskundigenrapporten, enz. te vertalen. Binnen de private sector kunnen hun opdrachten ook komen van particulieren die een vertaling nodig hebben van officiële documenten, zoals notariële akten, akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk enz.), diploma’s en alle andere vereiste officiële documenten.
Beëdigd tolken gebeurt in het kader van terechtzittingen, verhoren en in om het even welk ander stadium van de rechtsgang waarbij tolkwerk vereist is (telefoontaps, huiszoekingen, wedersamenstellingen, enz.).
Ook andere actoren uit de gerechtelijke wereld kunnen een beroep doen op de diensten van beëdigde tolken, met name notarissen bij het verlijden van een akte, of ze moeten bijvoorbeeld tolken tijdens een huwelijksplechtigheid.
Het beroep van beëdigd vertaler of tolk vereist een grote flexibiliteit, enerzijds door de grote verscheidenheid van de te behandelen onderwerpen en anderzijds door de onvoorspelbare en onzekere werktijden, wegens de vele dringende gevallen. Zo moeten beëdigde tolken dikwijls onverwacht optreden voor politiediensten.
Het spreekt voor zich dat de dienstverleners verplicht zijn tot absolute geheimhouding van alle informatie waarvan zij kennis nemen bij die opdrachten, in overeenstemming met de deontologische code die werd vastgelegd bij koninklijk besluit.
Kwalificaties
De meeste in België opgeleide BVT’s zijn, zoals hun niet-beëdigde collega’s, houder van een masterdiploma vertalen of tolken. Bovendien zijn ze verplicht om een opleiding ad hoc te volgen of moeten ze over voldoende ervaring beschikking om opgenomen te worden in het nationaal register van BVT’s.
De sector heeft de laatste jaren een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt. De FOD Justitie verplicht de kandidaten voortaan het bewijs te leveren van toereikende juridische kennis of, bij gebrek daaraan, een opleiding juridische kennis te volgen. Met deze opleiding, die door verscheidene universiteiten in België georganiseerd wordt, kan het getuigschrift worden behaald dat vereist is om de eed af te leggen en bijgevolg het statuut van beëdigd vertaler, vertaalster of tolk te krijgen.
Deze opleiding is een nieuwe vereiste sinds de oprichting van het nationaal register van beëdigde vertalers-tolken. Zoals de naam aangeeft, bevat dit register de personen die voldoen aan de wettelijke vereisten en van wie de opname in het register werd goedgekeurd door de bevoegde autoriteit. Deze lijst wordt niet langer beheerd door elke rechtbank apart, maar centraal door de FOD Justitie, en enkel de hierin vermelde personen mogen optreden als beëdigde vertalers en tolken.
Het nationaal register kan worden geraadpleegd op de website https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator.
De FOD Justitie verplicht de BVT’s ook om permanente vorming te volgen, om te waarborgen dat zij hun kennis en vaardigheden up-to-date houden.
Fases bij een beëdigde vertaling
Sinds 1 december 2022 zijn elektronisch beëdigde vertalingen – in een digitaal ondertekende pdf – de norm. In principe zijn alle openbare en gerechtelijke instanties in België dan ook verplicht om elektronische vertalingen te aanvaarden. De vertalingen in een elektronisch formaat bezorgen, is trouwens de enige manier om te controleren of de elektronische handtekening geldig is en het pdf-document met de vertaling niet gewijzigd werd na ondertekening. In sommige gevallen kan nog een geprinte vertaling worden afgeleverd, bijvoorbeeld wanneer een buitenlandse instantie geen genoegen neemt met de elektronische versie of wanneer de klant een geprint exemplaar wenst.
Als een vertaling elektronisch ondertekend werd, dan is ze meteen ook gelegaliseerd voor gebruik in België. Dit houdt een echtverklaring van de handtekening van de vertaler/vertaalster in, en een bevestiging van de inschrijving van deze persoon in het nationaal register. De digitale handtekening in het PDF-document moet vergezeld zijn van een afbeelding van de handgeschreven handtekening van de vertaler/vertaalster, en voorafgegaan worden door de volgende vermeldingen:
“Voor eensluidende vertaling ne varietur van het (taal X) naar het (taal Y)”
“Gedaan te (plaats), op (datum)”
gevolgd door de naam, de voornaam en het VTI-nummer van de vertaler of vertaalster.
Hieronder in het kort de verschillende stappen van de procedure:
- Keuze van een BVT in de ledenlijst op deze website (of in het nationaal register)
- Onderhandeling over de opdrachtvoorwaarden: prijs, termijn, betaalvoorwaarden, bezorging
- Uitvoering van de vertaling. Een foto of een gescande kopie van goede kwaliteit kan volstaan, zonder dat dit afbreuk doet aan de geldigheid van de vertaling
- Legalisatie als de vertaling bestemd is voor het buitenland (zie volgende rubriek)
- Verzending van de vertaling naar de klant per e-mail
Twee soorten legalisaties
Als je contact opneemt met een beëdigde dienstverlener is het PRIMORDIAAL hem of haar mee te delen of je documenten in BELGIË zullen blijven of bestemd zijn voor het buitenland, want enkel in het laatste geval is nog een verdere legalisatie nodig.
Voor België
Op 1 december 2022 werd de stempel waarover beëdigd vertalers beschikten, vervangen door de digitale handtekening. Die geldt als legalisatie. De plaatsing van die handtekening volstaat om de vertaling echt te verklaren, zonder een beroep te doen op een gerechtelijke instantie. Opgelet: de originele buitenlandse documenten kunnen, afhankelijk van het land van herkomst, voorzien zijn van een legalisatie of apostille van dat land.
Voor het buitenland
De plaatsing van deze digitale handtekening volstaat niet indien de te vertalen documenten bestemd zijn voor een buitenlandse overheid. In dit geval moet de vertaling naar de FOD Buitenlandse Zaken via het “eLegalisation”-platform, waar een legalisatie of een apostille kan worden verkregen. Het originele document moet echter voldoen aan strikte voorwaarden voordat de vertaling kan worden gelegaliseerd. Zo moeten originele Belgische documenten worden ondertekend door de bevoegde instantie.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik een beroep doen op specialisten inzake beëdigd vertalen?
In het algemeen vereist elke vertaling die bedoeld is voor een gerechtelijke of administratieve overheid de tussenkomst van een beëdigd vertaler of vertaalster.
Om kostbaar tijdverlies te voorkomen, is het altijd aanbevolen je te informeren over het soort vertaling dat je nodig hebt, vooraleer je een BVT contacteert.
Wat is een legalisatie?
De legalisatie verwijst naar de procedure waarmee de handtekening die werd geplaatst op een document, echt wordt verklaard. Indien het een openbare akte betreft, dan wordt de hoedanigheid van de ondertekenaar en de identiteit van het officiële zegel of stempel eveneens bekrachtigd.
De legalisatie is een eenvoudige administratieve formaliteit die geenszins de inhoud van een document echt verklaart, aangezien het de beëdigd vertaler of vertaalster is die de getrouwe en “ne varietur” vertaling waarborgt van het originele document. Deze dienst verleent evenwel aan de Belgische of buitenlandse documenten de nodige bewijskracht om te worden gebruikt in België of in het buitenland.
Voor nadere inlichtingen over de legalisatieprocedure kan je de volgende pagina raadplegen: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten.
Hoe vind je een BVT?
Het nationale register is de meest recente lijst van beëdigd vertalers en tolken. Voor een extra kwaliteitsgarantie kan je nagaan of de persoon in kwestie ook is opgenomen in de ledenlijst van de BKVT, die een groot aantal beëdigde vertalers en tolken onder haar leden telt.
Wat kost een beëdigde vertaling?
De FOD Justitie legt beëdigd vertalers en tolken tarieven op, maar die gelden enkel voor opdrachten gevorderd door de gerechtelijke instanties in strafzaken. Buiten die opdrachten, en meer bepaald bij burgerlijke procedures, kunnen de dienstverleners vrij hun tarief bepalen, zoals iedereen die een zelfstandige economische activiteit verricht. Het tarief varieert naargelang van de omstandigheden en de diverse criteria die een rol spelen bij de prijszetting: volume (aantal te vertalen bladzijden of regels/woorden), techniciteit van de tekst, levertijd, bezorgingsmodaliteiten, verplaatsing, enz. Voor de legalisatieprocedure wordt doorgaans een forfaitair bedrag gefactureerd voor de vertalingen bestemd voor het buitenland.
De toolbox voor de BVT
Nuttige informatie voorbehouden aan de leden van de BKVT