Een offerte, voor zover ze alle essentiële en substantiële elementen van een overeenkomst bevat, is bindend voor de partij van wie de offerte uitgaat. Dit betekent dat loutere aanvaarding van de andere partij een overeenkomst tot stand doet komen.
Dit brengt een aantal vragen met zich mee:
- Hoe lang blijft een offerte geldig?
- Wat als ik ondertussen een andere opdracht heb binnengekregen?
- Wat als ik de definitieve tekst nog niet heb gezien?
Het is een goed idee om deze zaken op te nemen in je algemene voorwaarden.
Hoe lang blijft je offerte geldig?
In onze sector gaat alles zeer snel. En offerte die een week onbeantwoord blijft, zal waarschijnlijk niet tot een overeenkomst leiden. Stel, je vergeet de offerte en gaat gewoon door met je activiteiten. Plots, na 2 maanden (je bent net begonnen aan die grote dringende opdracht voor die andere belangrijke klant) wordt je offerte toch aanvaard. Je hebt nu wel geen tijd meer…Toch kan het zijn dat je gebonden bent door de aanvaarding van je offerte.
Een clausule als “offertes zijn 3 maanden geldig en zijn slechts contractueel bindend als ze onvoorwaardelijk en zonder enig voorbehoud schriftelijk worden aanvaard” brengt je dan wel aardig in de problemen. De klant heeft immers binnen de 3 maanden onvoorwaardelijk en zonder enig voorbehoud schriftelijk aanvaard. Je kan wel eventueel opnemen dat het tarief (en niet de leveringstermijn) dat je aangeboden hebt 3 maanden geldig blijft.
Als je niets opneemt over de geldigheidstermijn van je offerte, dan geldt het principe van de “redelijke termijn” die in onze sector aanzienlijk korter is dan 3 maanden.
Het is ook mogelijk in je bijzondere voorwaarden op te nemen dat de leveringsdatum een indicatieve datum is die vóór de aanvaarding van de opdracht opnieuw dient te worden overeengekomen. Bijzondere voorwaarden gaan voor op algemene voorwaarden maar als je een leveringsdatum opneemt in je bijzondere voorwaarden en in je algemene voorwaarden zet je dat alle leveringsdata indicatief zijn, dan zijn deze 2 voorwaarden niet noodzakelijk conflicterend maar wel aanvullend.
Je kan je leveringsdatum ook voldoende ruim nemen maar als een andere vertaler korter op de bal speelt, dan ben je de opdracht vaak kwijt. Een clausule als deze kan dat opvangen: “Opdrachten zijn slechts geldig indien zij schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd met vermelding van de overeengekomen leveringstermijn en het afgesproken tarief.” Hiermee zeg je eigenlijk dat je oorspronkelijke offerte niet bindend is maar dat de aanvaarding van de offerte door de klant nogmaals door jou bevestigd dient te worden.
“De met de opdrachtgever overeengekomen leveringstermijn gaat in vanaf de ontvangst van de brontekst en de definitieve opdracht tot vertaling.” Een clausule als deze gaat ervan uit dat je een offerte hebt gemaakt zonder de brontekst (volledig) te zien. De omvang en moeilijkheidsgraad van een tekst zijn echter essentiële en substantiële elementen van een overeenkomst. Het komt vaak voor dat klanten de moeilijkheidsgraad en het volume onderschatten. Jij bent echter de specialist. Het is best dat je dat zelf beoordeelt, tenzij je klant een vertaalbureau is dat je capaciteiten zeer goed kent. Het is daarom nuttig een clausule op te nemen als deze: “De opdrachtgever stelt de vertaler in staat de omvang en moeilijkheidsgraad van de te vertalen tekst te beoordelen. “
“De met de opdrachtgever schriftelijk overeengekomen leveringstermijn gaat in vanaf het ogenblik dat de vertaler zowel de te vertalen tekst als de definitieve opdracht tot vertaling heeft ontvangen.” Een clausule als deze is gevaarlijk, zeker in combinatie met een lange geldigheidstermijn van je offerte. Je kan immers een weekje met vakantie zijn als de opdracht en de tekst in je mailbox binnenkomen. Dit kan je opvangen door toe te voegen “en de ontvangst ervan door de vertaler uitdrukkelijk werd bevestigd”.